Центр обучения

PROCESS MENTOR

Раздел «Результаты» — это автоматический расчет экономики вашего процесса. Он позволяет увидеть три сценария развития событий и сравнить их в режиме реального времени:

• (3) Кнопка «Рассчитать» — инициирует обновление всех данных. Нажимайте её каждый раз после внесения изменений в этапы, ставки или вероятности.
• (1) (2) Инструменты сравнения (As-Is vs To-Be):
  • Кнопка «Зафиксировать значения» — создает «снимок» показателей. Старые цифры запоминаются как эталон, позволяя вам свободно менять процесс и видеть разницу.
  • Индикаторы дельты (%) — показывают разницу между эталоном и новыми правками. Зеленый цвет — экономия, красный — рост затрат или времени. Польза: Вы наглядно видите эффективность оптимизации в конкретных процентах.
  • Кнопка «Сбросить фиксацию» — стирает эталонные значения и возвращает панель в обычный режим работы.
• (4) Панель сводных показателей:
  • Стоимость (Мин / Прогноз / Макс) — показывает финансовый диапазон процесса. Польза: Вы заранее знаете себестоимость процесса в лучшем и худшем случае, что позволяет заложить правильную маржу или бюджет.
  • Время (Мин / Прогноз / Макс) — расчет длительности процесса от старта до финиша. Польза: Помогает давать клиентам реалистичные сроки и выявлять этапы, которые сильнее всего тормозят работу.
  • Человеко-часы (Мин / Прогноз / Макс) — суммарное время работы всех задействованных сотрудников. Польза: Показывает реальную нагрузку на команду. Если «Прогноз» превышает доступный ресурс сотрудника — ждите выгорания или задержек.

В чем разница между сценариями?

• Оптимальный (Минимальный) — всё идет по идеальному плану, без ошибок и по минимальным границам времени.
• Прогнозируемый — расчет с учетом заданных вами вероятностей (логика «ИЛИ»). Это наиболее реалистичная цифра для планирования.
• Наихудший (Максимальный) — расчет ситуации, когда каждый этап затянулся до верхней границы, а по всем развилкам выпали самые дорогие/долгие исходы.

Раздел «Результаты» содержит глубокую декомпозицию процесса по ключевым метрикам. Нажмите на заголовок секции (1) или иконку стрелки (2), чтобы развернуть нужные данные:

• 📊 Топ этапов по стоимости и времени — визуальный рейтинг шагов процесса. Зачем это нужно: Вы сразу видите «этапы-паразиты», которые забирают больше всего бюджета или длятся неоправданно долго. Это первая точка для оптимизации.
• 👥 Графики по участникам — распределение ролей в процессе. Зачем это нужно: Показывает долю участия каждого специалиста в денежном и временном эквиваленте. Помогает понять, не перегружен ли высокооплачиваемый менеджер рутиной.
• 📋 Трудозатраты и нагрузка на участников — таблица соответствия реальной нагрузки доступному ресурсу. Зачем это нужно: Если расчетное время задачи превышает свободный ресурс сотрудника (из вкладки «Участники»), система подсветит дефицит. Это страховка от срывов сроков.
• 📦 Графики ресурсов — наглядная связь между затратами на входные материалы и ценностью выходных артефактов. Зачем это нужно: Визуализирует, насколько эффективно «сырье» превращается в «продукт».
• 💰 Стоимость создания ресурсов (Таблица) — подробный финансовый отчет по каждому выходному объекту. Зачем это нужно: Здесь вы видите себестоимость каждого документа или товара, произведенного в рамках процесса. Ключевая информация для ценообразования ваших услуг.
• 📄 Декомпозиция (Таблица) — финальный подробный лог всего процесса. Зачем это нужно: Получите подробный отчет о росте стоимости каждого шага процесса, чтобы понять ваши трудозатраты каждой операции.

Визуализация «Топ этапов» позволяет мгновенно найти критические точки и «узкие места» в вашем процессе:

• 📊 График «Топ самых дорогих этапов» — ранжирует шаги процесса по их финансовой нагрузке.
  В чем ценность: Вы видите, какой именно шаг обходится компании дороже всего. Часто это не те этапы, о которых вы думали. Это прямой сигнал к тому, чтобы упростить регламент или заменить дорогого специалиста на более дешевого там, где это возможно.
• ⏳ График «Топ самых длительных этапов» — показывает, на каких участках процесс «застревает» дольше всего.
  В чем ценность: Позволяет найти причины задержек. Если этап долгий, но дешевый — это риск сорвать сроки. Если он и долгий, и дорогой — это ваша главная зона потерь.
• 🟢🟡🔴 Цветовая индикация сценариев — каждый этап отображает три полоски:
  • Зеленая (Оптимистично): идеальное выполнение за минимальное время.
  • Желтая (Прогноз): наиболее вероятный исход с учетом ваших настроек.
  • Красная (Максимально): «черный лебедь» — сколько будет стоить этап, если всё пойдет по худшему сценарию.

Как использовать эти данные? Сравните разрыв между зеленой и красной полоской. Чем больше этот «зазор», тем более нестабилен и рискован данный этап. Стандартизируйте его в первую очередь.

Блок «Графики по участникам» позволяет оценить вовлеченность и стоимость работы каждой роли в процессе:

• 📊 Время участников — показывает общую длительность присутствия сотрудника в процессе (от начала его первого этапа до завершения последнего).
  Польза: Вы видите, как долго процесс «висит» на конкретном человеке. Это помогает понять, кто является основным держателем процесса.
• 💰 Стоимость участников — суммарная стоимость работы каждого специалиста, рассчитанная на основе их почасовых ставок.
  Польза: Наглядная демонстрация того, на кого уходит основной бюджет. Если «Рекрутер» стоит дороже «Нанимающего менеджера», возможно, стоит пересмотреть распределение задач.
• ⏳ Человеко-часы — чистая сумма времени, которую сотрудник тратит на выполнение своих задач (без учета пауз и ожиданий).
  Польза: Ключевой показатель для планирования штата. Если сумма человеко-часов по всем процессам превышает рабочий день сотрудника — он физически не справится с нагрузкой.

Анализ сценариев (Цвета): Сравнивая высоту столбцов для «Прогноза» и «Максимума», вы можете увидеть, чья работа в компании самая нестабильная. Большой разрыв у конкретного сотрудника означает, что его задачи плохо регламентированы или он склонен к затягиванию сроков.

Таблица «Трудозатраты на участников» — это детальный расчет нагрузки и стоимости работы каждого специалиста:

• Участник — роль специалиста, назначенная на этапы процесса.
• Время (мин/прогн/макс) — суммарная длительность этапов, за которые отвечает данный участник.
  Польза: Позволяет увидеть реальную занятость сотрудника в рамках процесса.
• Стоимость (мин/прогн/макс) — расчет оплаты труда специалиста.
  Польза: Прямой ответ на вопрос: «Сколько денег мы тратим на конкретного человека в этой цепочке?».
• Ч-ч (человеко-часы) — фактическое время «чистой» работы.
  Польза: Помогает оценить эффективность. Если «Время» значительно больше «Человеко-часов», значит, сотрудник долго ждет входа или затягивает финал.

Как читать эту таблицу? Сравните колонки «Прогноз» и «Макс» для каждого участника. Если у специалиста (например, у Службы безопасности) стоимость прыгает с 11 250 ₽ до 19 800 ₽, значит, этот участник — главный источник финансовой нестабильности вашего процесса.

Таблица «Расчет нагрузки» — это инструмент для поиска скрытых резервов и оптимизации работы команды:

• Нагрузка (% в.в.п.) — процент времени в рамках всего процесса, когда участник активно занят делом.
  Польза: Вы видите реальный КПД сотрудника. Если нагрузка 20%, значит, 80% времени процесса этот человек либо ждет входа от коллег, либо простаивает. Это повод пересмотреть распределение задач.
• Влияние (ув. нагрузки) / Топ-5 активных этапов — список шагов, которые больше всего «грузят» данного сотрудника.
  Польза: Показывает, где конкретно участник тратит свои основные силы. Именно эти этапы нужно автоматизировать или делегировать в первую очередь.
• Влияние (ум. нагрузки) / Топ-5 этапов ожидания — этапы, во время которых данный сотрудник не задействован, но процесс идет.
  Польза: Это время «простоя» роли. Позволяет понять, какими другими задачами можно занять человека, пока он ждет завершения этих шагов другими участниками.

Как анализировать эти данные? Ищите баланс. Если у «HR-менеджера» нагрузка 77% (минимум), а в прогнозе она падает до 47% — значит, при усложнении процесса он становится менее эффективным и больше времени проводит в ожидании. Ваша цель — выровнять нагрузку так, чтобы никто не был «бутылочным горлышком».

Таблица «Нагрузка относительно доступного времени» — это проверка процесса на исполнимость в реальных условиях:

• Доступно — общий временной ресурс сотрудника, который вы указали во вкладке «Участники» (например, 166 часов в месяц).
• Загрузка (мин / прогн / макс) — процент от общего рабочего времени сотрудника, который поглощает ОДИН цикл данного процесса.
  Польза: Вы видите «запас прочности». Если один цикл процесса найма занимает 18.8% времени айтишника, то он физически не сможет участвовать более чем в 5 таких процессах одновременно.

Зачем это пользователю?
1. Планирование масштабирования: Позволяет рассчитать, сколько сотрудников нужно нанять, чтобы обрабатывать, например, 100 заказов в месяц.
2. Поиск «бутылочного горлышка»: Если у одного участника загрузка 30%, а у другого 2% — процесс разбалансирован. Тот, у кого 30%, станет причиной всех задержек при росте нагрузки.

Анализ «Пропускная способность» — это расчет предельных возможностей каждого участника в рамках настроенного процесса:

• Доступно — лимит времени, который вы выделили этому участнику (например, 160 часов в месяц).
• Минимально (шт.) — сколько процессов участник выполнит, если всё пойдет по самому долгому сценарию (максимальное время на каждый этап).
• Прогнозируемо (шт.) — реальная мощность. Расчет на основе прогнозного времени, на которое стоит ориентироваться при планировании.
• Максимально (шт.) — «идеальный мир». Сколько процессов можно закрыть, если всё делать максимально быстро (минимум времени на этапах).

Зачем это нужнно?
1. Определение мощности: Вы точно знаете «потолок» вашей системы. Если бариста может сварить макс. 40 чашек в смену, то 41-й заказ создаст очередь и недовольство клиента.
2. Балансировка ресурсов: Если один участник может выполнить 100 процессов, а «сосед» по цепочке всего 20 — ваша общая пропускная способность равна 20. Это и есть ваше «бутылочное горлышко».
3. Расчет штата: Позволяет обоснованно нанимать людей. Если план — 500 заказов, а текущая команда тянет 300, Mentor покажет, на каком именно этапе и сколько людей нужно добавить.

Раздел «Графики ресурсов» — визуализация стоимости и времени «производства» объектов:

• 📊 Время создания ресурсов — показывает, сколько времени проходит от начала процесса до момента готовности конкретного ресурса (например, «Заключение СБ»).
  Польза: Вы понимаете, на каком этапе «пути» появляется ценность.
• 💰 Стоимость ресурсов — аккумулированная стоимость всех работ, необходимых для получения данного ресурса.
  Польза: Позволяет оценить реальную себестоимость каждого документа, артефакта или решения.

• Зеленый столбец (Оптимистично): минимально возможные затраты на получение ресурса.
• Красный столбец (Максимально): цена ресурса при самом неблагоприятном сценарии.

Таблица «Стоимость создания ресурсов» — финансовый паспорт ваших артефактов:

• Ресурс — название объекта (документа, доступа, сотрудника), который появляется на выходе этапа.
• Стоимость (мин-макс) — денежный диапазон затрат на получение этого ресурса.
  Важно: Если минимум равен 0 ₽, это значит, что при определенной логике процесса (ветка «ИЛИ») этот ресурс может не создаваться вовсе. Но если он создается, вы видите его полную «красную» цену.
• Время (мин-макс) — как быстро этот ресурс может оказаться у вас в руках.
• Источники — этап процесса, который является «родителем» данного ресурса.
• Используемые ресурсы — на базе чего был создан этот объект. Это цепочка создания ценности в чистом виде.

Таблица «Декомпозиция» — пошаговый аудит накопления затрат и времени:

Это самый детальный отчет в Mentor. Каждая строка показывает состояние процесса в динамике — от старта до завершения конкретного этапа. Данные здесь суммируются (итоговые значения в строке №7 соответствуют общим результатам процесса).

• № и Название этапа — строгая последовательность выполнения шагов.
• Время выполнения (Мин / Прогн / Макс) — сколько времени (в часах и минутах) суммарно потрачено от начала процесса до финала этого этапа.
  Красные/зеленые проценты: показывают, на сколько процентов увеличилось общее время процесса после добавления этого шага.
• Стоимость (Мин / Прогн / Макс) — накопленный финансовый итог. Вы видите точную «себестоимость» процесса в любой его точке.
  Польза: Помогает понять, в какой момент «бросить» неэффективный процесс (например, после этапа №4 стоимость резко растет на 100%+, и это точка невозврата).
• Человеко-часы (Мин / Прогн / Макс) — сумма чистого рабочего времени всех участников, задействованных до текущего момента.

Как использовать: Если вы видите, что на этапе «Проверка СБ» стоимость (прогноз) прыгает с 7 050 ₽ до 14 700 ₽ (+108.5%), это сигнал, что данный этап — самый «тяжелый» финансовый узел. Именно такие точки нужно оптимизировать в первую очередь.

Предиктивное моделирование: Переход от догадок к математическому расчету.

Вместо одной «средней» цифры Mentor проводит десятки тысяч симуляций, используя модель вариативности PERT. Это позволяет увидеть не только плановые сроки, но и реальную вероятность их срыва.

• Вероятность цели (SLA): Система рассчитывает шанс уложиться в дедлайн. Например, показатель 86.7% говорит о высокой надежности, но оставляет 13.3% на непредсказуемый провал.
• Перцентили времени (P10 - P95): Глубокий анализ коридора планирования.
  P80 (134.24 ч): Реалистичный срок, в который вы уложитесь в 80% случаев.
  P95 (150.14 ч): Пессимистичный порог для оценки критических рисков.
• Распределение времени: Визуальный график плотности вероятностей подсвечивает «хвосты» рисков — сценарии, при которых процесс выходит за рамки допустимого.
• Автоматический анализ рисков: Система сама приоритизирует этапы («Согласование», «Интервью» и др.), помечая наиболее нестабильные узлы статусом «Высокий риск».

Как использовать: Ориентируйтесь на P80 при общении с заказчиком — это самый честный «реалистичный» срок. Если система подсвечивает этап как «Высокий риск», значит, именно там сосредоточена максимальная вариативность, которая «раздувает» ваш бюджет и сроки.

Раздел «Библиотека процессов» — это каталог преднастроенных шаблонов для мгновенного запуска аналитики в вашем бизнесе:

• (1) Умный поиск — позволяет быстро найти нужный сценарий по названию, сфере деятельности (HR, Sales, Logistics) или краткому описанию.
• (2) Карточка процесса — содержит краткую информацию о целях сценария и его ключевых особенностях. Каждая карточка помечена тегом категории для удобства навигации.
• (3) Кнопка «Загрузить готовый процесс» — при нажатии шаблон импортируется в рабочую область. Все этапы, роли и логические связи (ИЛИ/И) развернутся автоматически.

В чем главная польза Библиотеки? Шаблоны разработаны на основе лучших рыночных практик. Вам не нужно изобретать велосипед: просто загрузите подходящий процесс, подставьте свои ставки сотрудников в разделе «Участники», и вы мгновенно получите расчет экономики вашего подразделения.

Совет: Используйте шаблон как базу. Вы всегда можете добавить специфические для вашей компании этапы или изменить вероятности развилок после импорта.